Organización de eventos educativos en Cataluña
Organización de eventos educativos en Cataluña

Consells perquè l’organització de la festa de final de curs no sigui un malson

El primer consell per a evitar l’estrès és l’ordre:

Donar ordre a les idees, activitats, temps i recursos és bàsic.

Així que et recomanem organitzar comissions, agendes, idees i calendaris per a dividir la gran tasca de la preparació en parts més petites i manejables.

Si vols més informació sobre com organitzar-te, pots consultar aquest post en el qual et donem
pautes.

Actualment existeixen moltes eines que et poden ajudar en aquesta tasca, en un post anterior suggerim algunes, pots veure’l aquí.

El segon consell és la planificació, si es traça un camí és més fàcil arribar.

L’anticipació és molt important, hi ha anys amb mes sort que uns altres, molts anys hem vist com la gent troba que ja està tot contractat i han de conformar-se amb el que queda.

T’expliquem amb quant temps d’antelació has de començar els preparatius per a organitzar la festa de final de curs.


Planificar la festa de final de curs:

No existeix una formula màgica per a calcular els temps, però si hi ha diversos factors que t’ajuden a determinar-los segons el teu cas:

Defineix els objectius de la festa de final de curs:

Segurament hauran objectius que es vulguin aconseguir amb la celebració a part del principal que és fer que els nens s’ho passin bé.

Aquestes preguntes poden ajudar-vos a definir-los:

– ¿Que sensació o percepció que es pretén deixar en els convidats?

– ¿Que missatge es vol transmetre?

– ¿Que imatge es vol projectar del centre educatiu i de l’equip organitzatiu?

Si, per exemple, vols que les famílies tinguin una percepció de bona comunicació o d’organització, has de dur a terme accions que transmetin aquest missatge, com un pla de comuicación amb els pares a través de circulars, xarxes socials i e-mail.

Si es vol deixar un missatges en els convidats o que visquin una experiència en la qual a més de divertir-se aprenen, has de pensar activitats que tinguin enfocament educatiu.

Defineix els recursos necessaris:

Com més recursos humans es disposin, més agilitat en la preparació, com més recursos econòmics, necessites menys antelació, ja que t’estalvies la coordinació d’activitats per a aconseguir fons.

Recursos humans:

És veritat que quantes més mans més repartit el treball, però no oblidis que per a l’èxit és fonamental que hi hagi coordinació.

Recursos econòmics:

Quan els diners de què es disposa és reduït, algunes necessitats de decoració, dinamització i obtenció de recursos es poden suplir realitzant activitats en hores de classe com per exemple: garlandes, pintures, cartes, coreografies o concursos.

Per a això has de treballar aproximadament amb 4 mesos d’antelació.

Pren temps per a contractar:

Sempre és bo analitzar les propostes que tenen les empreses proveïdores en el moment, per a això has de prendre temps de valoració de pressupostos, negociació i contractació.

És important prendre les decisions de contractació amb suficient antelació (almenys 3 mesos) perquè puguis comptar amb disponibilitat i no hagis de fer canvis d’última hora o conformar-te amb el que queda.

Fes les reunions necessàries:

És important planificar les reunions amb suficient antelació per a aconseguir el màxim d’assistència i compromís, si es pot, amb un ordre de temes a tractar en la mateixa per a evitar distreure’s de l’objectiu de cadascuna.

La idea és fer poques reunions però concretes i operatives, et suggerim les que considerem que són indispensables.

Reunió núm. 1: Breinstorming

En aquesta reunió estaria bé que cada persona portés una sèrie de propostes de temàtiques, activitats i preferències de format de festa de final de curs. L’objectiu és que d’aquí surti clar que tipus de festa es realitzarà i quals seran les comissions necessàries per a dur-la a terme ordenadament.

L’objectiu d’aquesta reunió és generar compromís amb el projecte de fer la festa de fi de curs, per a això, et compartim alguns consells que podrien ser útils per a aquest moment.

Reunió núm. 2: Finançament

Tenint clara la idea es pot preveer que despeses hauran i de quants recursos es disposa. A partir d’aquí s’ha d’assignar un pressupost a cada comissió segons les necessitats i si fa falta, programar activitats per a recaptar fons.

Reunió núm. 3: Agenda

L’objectiu d’aquesta reunió és construir l’ordre del dia de la festa i determinar terminis per a l’execució dels preparatius.

Aquí tens una plantilla amb idees per a fer l’ordre del dia.

Aquesta reunió ha de fer-se mínim amb 3 mesos d’antelació a la festa perquè les comissions tinguin temps de treballar.

Reunió núm. 4: Coordinació dia D.

Aquesta reunió es pot fer una o dues setmanes abans del dia de la celebració per a ultimar detalls, repassar l’agenda i coordinar les funcions de cada membre de l’equip.

És interessant tenir un protocol o pla B: Que l’equip sàpiga que fer si alguna cosa falla!

Hi ha altres factors que influeixen en els temps de desenvolupament i execució de la planificació que has de tenir en compte.

Desenvolupa un pla de comunicació:

La garantia de l’èxit és la preparació, però tot això sense assistents generarà frustració, ja que una bona festa sense els convidats significaria un fracàs en tots els aspectes.

Necessitaràs temps per a:

– Dissenyar el cartell

– Programar i redactar circulars motivantes

– Generar estratègies que facin atractiu l’esdeveniment

– Programar publicacions en xarxes socials

– Com a opció, alguns equips organitzen la informació en una app gratuïta.

Compta amb la idiosincràsia:

Un altre factor important és la cultura del centre i la implicació que tinguin les famílies en la institució.

El centre educatiu pot facilitar o dificultar el desenvolupament de la planificació i això afecta directament als temps.

El pla de comunicació anirà lligat al grau d’implicació de les famílies, ja que la primera garantia que la festa sigui un èxit és l’assistència de la comunitat educativa.

A menor implicació, seran necessàries més accions de comunicació i amb major antelació per a poder motivar.

Les compres:

Quan s’acosta la data de la celebració és quan realment es té clar tot el que s’ha de comprar, si l’organització serà qui s’encarregui del menjar haurà de fer les compres just abans del dia D.

Compra tot el que es pugui guardar i previsible com més aviat millor, així vas alliberant temes pendents. Si fas comandes per internet, compta amb els temps de transport.

Per al dia D:

Recorda tenir preparats els següents detalls:

– Sol·licitud de permisos

– Inspeccions tècniques i documentació

– Necessitats tècniques per a realitzar les activitats, com punts d’electricitat i de sortida d’aigua, desguassos, accés del material i personal necessari per a desenvolupar les activitats, equip de música, etc.

Després del dia de:

Realment la festa es pot donar per finalitzada després de les següents accions:

– Edició d’imatges

– Difusió del resum de la celebració

– Comptes

– Agraïments

Finalment,

Ara sí,

Calcula les hores:

Com més valor vulguis atorgar-li a la celebració i quants menys recursos tinguis a disposició serà necessària major dedicació.

Si contractes a una empresa especialitzada, estalviaràs temps i preocupacions, guanyaràs seguretat i qualitat en el teu esdeveniment.

vols que t'ajudem amb la festa de fi de curs?

Explica'ns el que vols fer i programarem una visita a la teva centro en la que podrem assessorar-te sense compromís.

Vull ajuda amb la festa de fi de curs

Et regalem una plantilla

Porta el control de la organització de la festa sense complicacions amb aquesta plantilla d'organització de festa de final de curs.

¡Promesa: mai t'enviarem spam! Pots veure la nostra politica de privacitat per obtenir més informació.

Verified by MonsterInsights