Claves para Organizar una Asamblea General Exitosa

La participación es clave para el éxito del en el AMPA – AFA.

Las Asambleas Generales son eventos cruciales en la vida de toda AMPA – AFA.

La efectividad de esta reunión puede influir significativamente en la toma de decisiones y el buen desarrollo del proyecto durante todo el curso.

4 Motivos para organizar la asamblea general del AMPA - AFA

Legalmente se debe realizar una asamblea general una vez al año para aprobar las cuentas del año que termina, y el presupuesto del año que empieza.

El quorum necesario para la constitución de la Asamblea debe ser de un tercio de los asociados, a no ser que los estatutos prevean otra cosa.

Esta reunión es el espacio en el que los miembros pueden votar y tomar decisiones importantes sobre la organización, como cambios en estatutos, elección de líderes, aprobación de presupuestos y proyectos para el curso.

Una Asamblea General brinda la oportunidad de informar a los miembros o interesados ​​sobre la gestión y el desempeño de la entidad.

Esto asegura que las actividades se llevarán a cabo de manera transparente y que los miembros tengan acceso a la información financiera, operativa y estratégica.

Si la asamblea se organiza estratégicamente, se puede convertir en un medio para generar identidad y apoyo de los miembros con los principios y el proyecto del AMPA – AFA.

Estrategias para Fomentar la participación en el AMPA

Claves esenciales para organizar una Asamblea General exitosa

Planificación Rigurosa

La planificación es el la base primordial de cualquier asamblea exitosa.

Define claramente los objetivos y el propósito de la reunión.

Establecer una agenda detallada es esencial para guiar la reunión:

¿Qué temas se discutirán? ¿Qué decisiones deben tomarse? ¿Qué información debe presentar?

Comunicación Efectiva

Informar a los participantes es crucial.

Asegúrate de que todos los miembros o interesados ​​conozcan la fecha, hora, lugar y agenda de la Asamblea General con suficiente antelación.

Utiliza diversos canales de comunicación, correos electrónicos, redes sociales y carteles físicos, para llegar a la mayor parte del público posible.

Documentación

Reúne toda la documentación necesaria, como informes financieros, informes de gestión, propuestas de proyectos y cualquier otro material relevante.

Asegúrate de que haya copias disponibles para todos los participantes en la reunión y, si es posible, envíala por mail  con anticipación.

Moderación y Roles

Designa un moderador que dirija la reunión,.

Mantén el orden y sigue la agenda.

Asigna roles específicos a otras personas, como un secretario para tomar notas y un tiempo específico para cada punto de la agenda.

Participación Activa

Fomenta la participación activa de los asistentes a través de actividades dinámicas.

Anima a los miembros a expresar sus opiniones, hacer preguntas y participar en las discusiones.

Utiliza encuestas y formularios on-line  para agilizar la toma de datos y decisiones.

Votaciones Claras

Si es necesario, asegúrate de que las elecciones o votaciones se realicen de manera clara y justa.

Establece procedimientos sólidos y brinda a los miembros la oportunidad de postularse y votar.

Existen diferentes webs para hacer votaciones en tiempo real, esté método aporta dinamismo y transparencia a la reunión.

Seguimiento

Después de la asamblea, redacta las minutas o actas de la reunión, que deben incluir los temas tratados y las decisiones tomadas.

Comparte estas minutas con los miembros. 

Asegúrate de que las acciones acordadas se sigan y se implementen.

Evaluación

Pide retroalimentación a los asistentes para saber si la información fue clara y si se sintieron inspirados para unirse como voluntarios.

Solicita comentarios de los participantes sobre la Asamblea General. ¿Fue efectiva? ¿Hubo aspectos a mejorar?

Utiliza esta retroalimentación para ajustar y optimizar futuras reuniones.

Continuidad

La asamblea es un punto de partida para una relación que debe mantenerse durante todo el curso.

Elabora un plan de comunicación con los miembros, ya sea a través de mails informativos frecuentes o próximas reuniones.

Para ello te aconsejamos realizar un calendario y compartirlo con los miembros.

Ahora que tienes las claves para organizar una asamblea solo te falta que los miembros no se la quieran perder!

Consejos para asegurar la asistencia a la Asamblea General

  • Elige bien la fechaAsegúrate de que las personas clave pueden asistir a la reunión. 
    Ten en cuenta eventos que puedan obligar a elegir como partidos de fútbol, días festivos cerca, estrenos de cine, etc.
  • Envía recordatorios a través de los diferentes canales como e-mail, mensajes de texto, redes sociales.
  • Abre un canal para que los asistentes puedan enviar preguntas antes de la reunión.
  • Haz que la reunión sea consistente y corta: Organiza la agenda de tal manera que la reunión se perciba fluida, amena y sencilla.
  • Pide confirmación de asistenciaEsto te ayudará a tener una idea más precisa de la asistencia que habrá.
  • Ofrece incentivosOrganiza actividades atractivas dentro de la reunión como por ejemplo:
    • un pequeño cofee break.
    • Participación en pequeña capsula formativa o informativa sobre un tema de interés general.
    • Sorteos, premios o reconocimientos.
    • Material exclusivo como informes o documentos de valor para los asistentes.
    • Descuentos u ofertas especiales.

Si estás planificando actividades

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