El primer consejo para evitar el estrés es el orden:
Dar orden a las ideas, actividades, tiempos y recursos es básico.
Así que te recomendamos organizar comisiones, agendas, ideas y calendarios para dividir la gran tarea de la preparación en partes más pequeñas y manejables.
Si quieres más información sobre cómo organizarte, puedes consultar este post en el que te damos
pautas.
Actualmente existen muchas herramientas que te pueden ayudar en esta tarea, en un post anterior sugerimos algunas, puedes verlo aquí.
El segundo consejo es la planificación, si se traza un camino es más fácil llegar.
La anticipación es muy importante, hay años con más suerte que otros. En muchas ocasiones hemos visto como la gente encuentra que ya está todo contratado y tienen que conformarse con lo que queda.
Te contamos con cuánto tiempo de antelación debes empezar los preparativos para organizar la fiesta de fin de curso.
Planificar la fiesta de final de curso:
No existe una fórmula mágica para calcular los tiempos, pero sí que hay varios factores que te ayudan a determinarlos según tu caso.
Define los objetivos de la fiesta de final de curso:
Seguramente habrán objetivos que se quieran conseguir con la celebración a parte del principal que es hacer que los niños se lo pasen bien.
Estas preguntas pueden ayudaros a definirlos:
– ¿Qué sensación o percepción que se pretende dejar en los invitados?
– ¿Qué mensaje se quiere transmitir?
– ¿Qué imagen se quiere proyectar del centro educativo y del equipo organizativo?
Si, por ejemplo, quieres que las familias tengan una percepción de buena comunicación o de organización, debes llevar a cabo acciones que transmitan este mensaje, como un plan de comunicación con los padres a través de circulares, redes sociales y e-mail.
Si se quiere dejar un mensajes en los invitados o que vivan una experiencia en la que además de divertirse aprenden, debes pensar en actividades que tengan un enfoque educativo.
Define los recursos necesarios:
Cuantos más recursos humanos se dispongan, más agilidad en la preparación, cuantos más recursos económicos, necesitas menos antelación, ya que te ahorras la coordinación de actividades para conseguir fondos.
Recursos humanos:
Es verdad que cuantas más manos haya, más repartido estará el trabajo, pero no olvides que para el éxito es fundamental que haya coordinación.
Recursos económicos:
Cuando el dinero de que se dispone es reducido, algunas necesidades de decoración, dinamización y obtención de recursos se pueden suplir realizando actividades en horas de clase como por ejemplo: guirnaldas, pinturas, cartas, coreografías o concursos.
Para esto debes trabajar aproximadamente con 4 meses de antelación.
Toma tiempo para contratar:
Siempre es bueno analizar las propuestas que tienen las empresas proveedoras en el momento. Para ello debes tomar tiempo de valoración de presupuestos, negociación y contratación.
Es importante tomar las decisiones de contratación con suficiente antelación (al menos 3 meses) para que puedas contar con disponibilidad y no tengas que hacer cambios de última hora o conformarte con lo que queda.
Haz las reuniones necesarias:
Es importante planificar las reuniones con suficiente antelación para conseguir el máximo de asistencia y compromiso, si es posible, con un orden de temas a tratar en la misma para evitar distraerse del objetivo de cada una.
La idea es hacer pocas reuniones pero concretas y operativas, te sugerimos las que consideramos que son indispensables.
Reunión n.º 1: Brainstorming
En esta reunión es recomendable que cada persona llevara una serie de propuestas de temáticas, actividades y preferencias de formato de fiesta de final de curso. El objetivo es que de aquí salga claro que tipo de fiesta se va a realizar y cuáles serán las comisiones necesarias para llevarla a cabo ordenadamente.
El objetivo de esta reunión es generar compromiso con el proyecto de hacer la fiesta de fin de curso, para ello, te compartimos algunos consejos que podrían ser útiles para este momento.
Reunión n.º 2: Financiación
Teniendo clara la idea se puede preveer que gastos habrá y de cuántos recursos se dispone. A partir de aquí se debe asignar un presupuesto a cada comisión según las necesidades y si hace falta, programar actividades para recaudar fondos.
Reunión n.º 3: Agenda
El objetivo de esta reunión es construir el orden del día de la fiesta y determinar plazos para la ejecución de los preparativos.
Aquí tienes una plantilla con ideas para hacer el orden del día.
Esta reunión debe hacerse mínimo con 3 meses de antelación a la fiesta para que las comisiones tengan tiempo de trabajar.
Reunión n.º 4: Coordinación dia D.
Esta reunión se puede hacer una o dos semanas antes del día de la celebración para ultimar detalles, repasar la agenda y coordinar las funciones de cada miembro del equipo.
Es interesante tener un protocolo o plan B: ¡Que el equipo sepa que hacer si algo falla!
Hay otros factores que influyen en los tiempos de desarrollo y ejecución de la planificación que debes tener en cuenta.
Desarrolla un plan de comunicación:
La garantía del éxito es la preparación, pero todo ello sin asistentes generará frustración, ya que una buena fiesta sin los invitados significaría un fracaso en todos los aspectos.
Necesitarás tiempo para:
– Diseñar el cartel
– Programar y redactar circulares motivantes
– Generar estrategias que hagan atractivo el evento
– Programar publicaciones en redes sociales
– Como opción, algunos equipos organizan la información en una app gratuita.
Cuenta con la idiosincrasia:
Otro factor importante es la cultura del centro y la implicación que tengan las familias en la institución.
El centro educativo puede facilitar o dificultar el desarrollo de la planificación y esto afecta directamente a los tiempos.
El plan de comunicación irá ligado al grado de implicación de las familias, ya que la primera garantía de que la fiesta sea un éxito es la asistencia de la comunidad educativa.
A menor implicación, serán necesarias más acciones de comunicación y con mayor antelación para poder motivar.
Las compras:
Cuando se acerca la fecha de la celebración es cuando realmente se tiene claro todo lo que se debe comprar, si la organización será quien se encargue de la comida deberá hacer las compras justo antes del día D.
Compra todo lo que se pueda guardar y previsible cuanto antes, así vas liberando temas pendientes. Si haces pedidos por internet, cuenta con los tiempos de transporte.
Para el dia D:
Recuerda tener preparados los siguientes detalles:
– Solicitud de permisos
– Inspecciones técnicas y documentación
– Necesidades técnicas para realizar las actividades, cómo puntos de electricidad y de salida de agua, desagües, acceso del material y personal necesario para desarrollar las actividades, equipo de música, etc.
Después del día de:
Realmente la fiesta se puede dar por finalizada después de las siguientes acciones:
– Edición de imágenes
– Difusión del resumen de la celebración
– Cuentas
– Agradecimientos
Por último,
Ahora sí,
Calcula las horas:
Cuanto más valor quieras otorgarle a la celebración y cuantos menos recursos tengas a disposición será necesaria mayor dedicación.
Si contratas a una empresa especializada, ahorrarás tiempo y preocupaciones, ganarás seguridad y calidad en tu evento.
quieres que te ayudemos con la fiesta de fin de curso?
Cuéntanos lo que quieres hacer y programaremos una visita a tu centro en la que podremos asesorarte sin compromiso.
Quiero ayuda con la fiesta de fin de curso
