Claves para organizar una fiesta de fin de curso sin morir en el intento
El objetivo de una fiesta de fin de curso es compartir un día muy divertido y memorable entre los miembros del centro escolar.
¿Cómo trabajar para que el objetivo se cumpla y el recuerdo sea agradable para todos?
«La clave del éxito está en la planificación»
Tres puntos clave en una fiesta de fin de curso:
- Comunicación:
- Comida:
- Animación juegos y Shows:
Comisión de coordinación: 2 o 3 personas que se encargarán de convocar las reuniones para la puesta en común de toda la información, gestionar la tesorería y velar porque la planificación se vaya cumpliendo.
Pasos básicos para la coordinación del evento
Definir el tipo de evento:
Para ello, es necesario hacer una primera reunión de planificación donde se tratarán temas cómo el número aproximado de asistentes, la temática de la fiesta, actividades que habrán y muchos otros detalles relacionados con las características del evento.
Definir Comisiones:
Según las características de la fiesta saldrán bloques importantes a desarrollar como la decoración, la animación, la comida, la comunicación, la fotografía, etc. Lo ideal es que el AMPA forme comisiones que se encarguen de uno o dos bloques, de acuerdo a los recursos humanos con los que cuente.
Solicitud de presupuestos:
Una vez organizadas las comisiones, se debe iniciar el proceso de solicitud de presupuestos según las necesidades del evento. Evaluadas las propuestas en reunión se puede conocer el coste del evento y a partir de este dato se pueden comprobar los recursos económicos de los que se dispone y si es necesario realizar actividades adicionales para la financiación del evento.
Desarrollar la planificación del evento:
Organizar una lista de actividades que debe hacer cada comisión con su respectiva fecha de ejecución, para controlar todos los detalles sin que se escape uno.
Comunicación:
La comisión de comunicación jugará un papel muy importante en la fiesta, ya que, la participación dependerá mucho de la difusión y la motivación a través de la misma.
Además la recopilación de material audiovisual del evento hará perdurable el recuerdo de la «fiesta de fin de curso 2020».
Comida:
Si se decide dar comida, se debe coordinar muy bien el reparto de la misma para que todos puedan disfrutar. Es recomendable contratar a personas expertas que realicen esta labor para garantizar una buena experiencia.
Animación juegos y shows:
No hay fiesta sin animación y juegos, así que la clave del éxito en este aspecto es que todo lo que hagas esté pensado para que todos los asistentes se diviertan. Para ello se deben tener en cuenta los siguientes puntos:
- Público: Si la fiesta es para todos los niños del centro educativo, lo más recomendable es contratar varios hinchables alternando con talleres y juegos gigantes. Así mientras unos niños hacen unas cosas, otros hacen otras y no hayan acumulaciones.
- Clima: La fiesta de fin de curso se realiza en verano y el calor excesivo puede generar agotamiento entre los asistentes, para ello hacer actividades con agua es ideal. Hinchables acuáticos, fiesta de la espuma, fiesta del agua, etc.
- Espacio: Se ha de tener en cuenta si las instalaciones dan de si para las actividades y juegos que se quieran realizar, así como las condiciones de las mismas, potencia de agua y luz.
- Shows: Es recomendable disponer de una tarima para las actividades de animación y los diversos shows, el público puede seguirlas mejor. También se debe pensar en las edades del público, niños pequeños, medianos, grandes, los padres. La música es el alma de la fiesta!
Por último, queremos dejarte una plantilla que hemos preparado para que te sea más fácil coordinar tu fiesta de fin de curso.
