Al costat del compte regressiu cap al final de curs entrem en l’etapa decisiva de l’organització de la festa de final de curs.
És una època de moltes activitats i tensions que generen una certa sensació de desgast i estrès al mateix temps.
En el procés d’organització de la festa de final de curs es comencen a acumular totes les activitats, en aquest moment és clau tenir una llista organitzada de punts imprescindibles a tenir en compte.
Si l’equip ha anat treballant sobre una planificació, és possible que molts temes estiguin definits i vagin quedant detalls per ajustar
Si t’han enxampat les dues setmanes prèvies a la festa organitzant sense planificació, encara ets a temps de reconduir.
A continuació et deixem un checklist que pot ser útil durant la setmana prèvia a la festa de final de curs:
Confirmacions
Confirmació de Proveïdors
Assegura’t de tenir a mà els acords que hagis fet amb proveïdors, revisa contractes, verifica que no hi hagi errors, confirma dates i horaris de lliurament de serveis i materials.
Confirmació d’Assistència
Si has fet llistes de Convidats: Revisa i actualitza les llistes de convidats per a saber exactament quantes persones assistiran.
Si no has fet llista de convidats, fes un estimat, busca paràmetres que t’ajudin a fer aquesta previsió com a enquestes, enviament de mails amb recordatori.
Preparació de l’Equip
Organización del Staff
Reunió de Coordinació:
Realitza una reunió amb tot el staff per a repassar el pla de l’esdeveniment i resoldre dubtes.
Asignació de Tasques
Reassigna responsabilitats si és necessari i assegura’t que tots sàpiguen els seus rols.
Entrenament
Capacitació en Seguretat
Proporciona un entrenament ràpid en protocols de seguretat i primers auxilis.
Simulació d’Activitats
Realitza un assaig general de les activitats principals per a assegurar-te que tots saben què fer.
Logística i materials
Inventari
Fes llestes
- Fes un inventari de tots els materials necessaris (decoracions, premis, equips, etc.)
- Compra qualsevol material addicional que falti o que necessiti ser reposat.
Preparació d’Espais
Identifica a una persona responsable
- Revisa el lloc on es realitzarà la festa per a assegurar-te que estigui en condicions adequades.
- Revisa les preses d’aigua i electricitat que seran necessàries, si són suficients i que totes estiguin en condicions òptimes.
- Quatre passis d’un sol ús per a convidats per any
Planificació de Decoració
Avança treballs manuals
- Comença a preparar la decoració de l’espai per a estalviar temps el dia de l’esdeveniment.
- Elabora fistons, records, embolica detalls.
Comunicació y Promoció
Comunicació amb Pares i Mestres
Recordatoris
Envia recordatoris per correu electrònic o circulars informatives amb detalls de l’esdeveniment (horaris, adreces, requisits especials).
Punts de Contacte
Proporciona informació de contacte perquè els pares puguin fer preguntes o plantejar preocupacions.
Promoció de l’Esdeveniment
Xarxes Socials
Utilitza les xarxes socials per a generar expectativa i entusiasme en la comunitat escolar.
Cartels y Anuncis
Col·loca cartells a l’escola i en àrees comunes per a recordar a tots sobre la festa.
Activitats i Entreteniment
Revisió del Programa
Revisa i ajusta l’horari de les activitats per a assegurar-te que hi hagi un flux continu i entretingut.
Plan B
Tingues un pla alternatiu en cas que alguna activitat no pugui realitzar-se (per exemple, per mal temps).
Confirmació d’Animadors / Ejecutors
Confirmar
Reconfirma l’assistència d’animadors, artistes o qualsevol altre personal d’entreteniment.
Detalls logístics
Proporciona informació detallada sobre on han d’estar i quan, així com qualsevol requeriment especial.
Seguretat
Protocols de seguretat
Revisa, i si cal, actualitza els protocols de seguretat i emergència.
Assegura’t que tot el staff tingui una còpia dels protocols i sàpiga com actuar en cas d’emergència.
Preparació de Primers Auxilis
Designa persones específiques que s’encarreguin dels primers auxilis.
Logística de Menjar i Beguda
Coordinació amb Servei d’àpats
Si oferiràs aliments assegura’t que tot estigui a punt:
Horaris de Lliurament: Assegura’t que el menjar i beguda arribin a temps i en les quantitats correctes.
Preparació de Punts d’Hidratació
Planifica on estaran situades les estacions de beguda i assegura’t que hi hagi suficient aigua per a tots.
Evaluació de Riscos
Identificació de Punts Crítics
Identifica possibles riscos en l’espai on es durà a terme la festa.
Implementa mesures preventives per a mitigar qualsevol risc identificat.
Pla de Contingencia
Desenvolupa un pla de contingència per a diferents tipus d’emergències (climàtiques, mèdiques, etc.).
Comunicació del pla de contingència
Assegura’t que tots els membres del staff coneguin el pla de contingència.
Motivació de l’Equipo
Reunions motivacionals
Realitza reunions breus i motivacionals amb el staff per a mantenir l’energia i l’entusiasme alts.
Recompenses i Reconeixements
Planifica recompenses o reconeixements per al staff que es destaqui.
Gestió de l’Estrés
Ofereix tècniques o recursos per a ajudar l’equip a manejar l’estrès.
Esperem que amb aquest llistat de punts clau et sigui útil en el teu procés d’organització de la festa de final de curs.
Si necessites ajuda, recorda que tenim recursos a la teva disposició en aquest blog i també que si ens contactes amb temps podem treballar junts en què la teva festa sigui un èxit.
