¿Cómo fomentar la participación y el compromiso en la organización de la fiesta de fin de curso?

Uno de los grandes desafíos de pertenecer a un AMPA – AFA es que todos los integrantes estén comprometidos y que los objetivos se lleven a cabo con la implicación de todos.

En la organización de la fiesta de final de curso, la participación y el compromiso de los organizadores son fundamentales para que el evento sea un éxito.

Mas allá de la participación en la fiesta de final de curso, lo que se quiere conseguir es que todo el equipo esté implicado para que la experiencia de sacar adelante el evento no se convierta en una pesadilla.

Desde Triajock compartimos contigo una serie de consejos prácticos que ayudarán a fomentar la participación y el compromiso entre los miembros de la organización de la fiesta de final de curso, aunque también lo puedes aplicar a otras actividades

Siete formas efectivas de fomentar la participación y el compromiso en la organización de la fiesta de final de curso

Comunicación

Asegúrate de que todos los integrantes conocen los objetivos y entienden claramente cuales son las expectativas acerca de su colaboración.

Comunica con claridad la importancia que tiene su colaboración/trabajo en el desarrollo del proyecto y en la obtención de los objetivos.

Genera cultura de equipo:

Acuerda filosofía de trabajo, normas, valores y procedimientos con que se identifican la mayoría de los integrantes o el equipo directivo.

Promueve entre los miembros acciones como el respeto, la escucha activa, el reconocimiento por el trabajo de otros, propuestas constructivas, respuesta asertivas y demás gestos que promuevan una actitud positiva.

Flexibilidad:

Haz que la participación en la preparación de la fiesta de final de curso se adapte a las necesidades personales de cada miembro del equipo.

Fomenta el trabajo cooperativo y autónomo.

Recursos:

Genera la costumbre de compartir recursos útiles para que las comisiones organizativas desarrollen las habilidades necesarias para desempeñarse en su función.

Facilita la formación e información entre los miembros del equipo así como los materiales que necesitan para avanzar en el desarrollo del proyecto.

Feedback:

Involucra a los miembros del equipo en la toma de decisiones o la resolución de conflictos. Pide su opinión sobre el trabajo y las decisiones que se están llevando a cabo.

Esta práctica fomenta la participación y el compromiso porque genera sentido de pertenencia entre los miembros del equipo.

Reconocimiento:

Haz que las personas del equipo se sientan valoradas asegurándote de reconocer y recompensarles su buen trabajo. Existen muchas maneras de agradecer y compensar, algunas son en público y otras pueden ser en privado, pero todas ellas fomentan la participación y el compromiso con el equipo y el proyecto.

Recursos para fomentar la participación y el compromiso en la fiesta de final de curso

Leyendo todo lo anterior podrías estar abrumad@ pensando en cómo se hace todo esto y cuanto trabajo requiere.

A continuación te dejamos algunos recursos efectivos para poner en práctica todo lo anterior, verás que no es tan complicado de lleva a la práctica y en cambio es muy beneficioso para todos.

Cómo fomentar la comunicación

  • Crea una comunidad de WhatsApp: Puedes crear grupos de comisiones y agruparlos todos en una comunidad, esto ayudará a tener los temas organizados y generar conversaciones sobre temas concretos para hacer seguimiento.
  • Utiliza apps de organización: Son ideales para comunicar objetivos, distribuir tareas y hacer seguimiento de las mismas. Si quieres más información sobre este tema haz click aquí
  • Crea un organigrama: Puedes hacer un pequeño esquema con las comisiones y sus responsabilidades que dejarás visible en el asunto de un grupo de WhatsApp o Tablero de una aplicación como Trello, etc.

Cómo generar cultura

  • Comparte un decálogo: Puedes compartir un pequeño decálogo o código de funcionamiento del equipo para que cada integrante tenga claro el tipo de relación y actitud que se espera de ellos. Puedes encontrar fantásticas plantillas para hacerlos en canva
  • Propón incentivos: Haz una lista de incentivos para quienes consigan un objetivo o para el equipo después de la fiesta, por ejemplo una cena juntos.
  • Envía frases de motivación: al trabajo en equipo, actitud positiva y asertividad. Organizar la fiesta de final de curso trae situaciones que generan presión, animar a los demás fomenta el compromiso porque se sienten respaldados.

Acciones de flexibilidad:

  • Reuniones on-line: Este formato de reuniones ahorra tiempo en desplazamientos y facilita la comunicación sin alterar la vida de familia.
  • Recursos compartidos: El uso de herramientas como nubes o carpetas on-line dónde están todos los recursos e información facilita el acceso desde cualquier lugar y a cualquier hora.
  • Usa aplicaciones on-line: las de gestión de proyectos facilita la flexibilidad ya que cada quien pueda hacer su trabajo cuando le vaya mejor.
  • Coordina servicio de canguraje en reuniones presenciales: Facilita la participación de los miembros del equipo en las reuniones presenciales.

Gestionar los recursos

  • Banco de Información: Puedes crear una carpeta en una nube, tipo Google drive, en la que cada miembro del equipo pueda dejar material informativo o formativo que pueda ser útil a otros miembros, como publicaciones de páginas, instructivos, guías, plantillas, etc.
  • Inventario de material: Si hay materiales físicos de los que pueda disponer el equipo, va muy bien que todos tengan acceso a un listado en el que puedan estar informados de la disponibilidad de dicho material.
  • Organiza actividades de retroalimentación: Actividades en las que se puedan intercambiar información en impresiones para que cada comisión pueda desarrollar mejor su parte.

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Obtener feedback:

  • Comparte formularios o encuestas: Para recoger opiniones, para tomar decisiones o para acordar fechas.
  • Cread un plan de contingencia: Crea un documento en el que estén explicados los casos de problemáticas que ya se han vivido o la previsión de algún tipo de dificultad y cómo se debería reaccionar, a quien se debe informar, etc.

Dar reconocimiento

  • Agradece en público: Puedes agradecer el buen trabajo de algún miembro del equipo en un grupo de WhatsApp si lo tenéis o separar un espacio de tiempo durante la fiesta de fin de curso para dar agradecimientos y/o reconocimientos.
  • Prepara un detalle para el equipo: Puede ser una pequeña nota, una bolsita con chuches o un regalo más elaborado para darles al finalizar la fiesta.
  • Celebrad los objetivos conseguidos: Esto puede hacerse mediante incentivos, como un bono para obtener algún producto o servicio, o generando experiencias cómo actividades de grupo (salida, paseo, aventura) o ir a tomar algo juntos.

El septimo tip

A estas horas del post te preguntarás ¿Cuál es el séptimo consejo?

Contrata a una empresa seria:

Si después de hacer tanto esfuerzo durante el curso, vivir tantas presiones y darlo todo, el día de la fiesta la empresa no cumple con las expectativas de fiabilidad en los horarios, la seguridad y la asertividad para sortear lo que surja, perderás el compromiso y la participación de muchas personas para el siguiente curso.

 

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Esperamos que estos consejos puedan ayudar a fomentar el compromiso y la participación de todo tu equipo en la preparación y el desarrollo de tu fiesta de final de curso para que sea todo un éxito!

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