La participació és clau per a l’èxit de l’en l’AMPA – AFA.
Les Assemblees Generals són esdeveniments crucials en la vida de tota AMPA – AFA.
L’efectivitat d’aquesta reunió pot influir significativament en la presa de decisions i el bon desenvolupament del projecte durant tot el curs.
4 Motius per a organitzar l'assemblea general de l'AMPA - AFA
Legalment s’ha de realitzar una assemblea general una vegada a l’any per a aprovar els comptes de l’any que acaba, i el pressupost de l’any que comença.
El quòrum necessari per a la constitució de l’Assemblea ha de ser d’un terç dels associats, tret que els estatuts prevegin una altra cosa.
Aquesta reunió és l’espai en el qual els membres poden votar i prendre decisions importants sobre l’organització, com a canvis en estatuts, elecció de líders, aprovació de pressupostos i projectes per al curs.
Una Assemblea General brinda l’oportunitat d’informar els membres o interessats sobre la gestió i l’acompliment de l’entitat.
Això assegura que les activitats es duran a terme de manera transparent i que els membres tinguin accés a la informació financera, operativa i estratègica.
Si l’assemblea s’organitza estratègicament, es pot convertir en un mitjà per a generar identitat i suport dels membres amb els principis i el projecte de l’AMPA – AFA.
Claus essencials per a organitzar una Assemblea General amb èxit
Planificació Rigorosa
La planificació és el la base primordial de qualsevol assemblea reeixida.
Defineix clarament els objectius i el propòsit de la reunió.
Establir una agenda detallada és essencial per a guiar la reunió:
Quins temes es discutiran? Quines decisions han de prendre’s? Quina informació ha de presentar?
Comunicació Efectiva
Informar els participants és crucial.
Assegura’t que tots els membres o interessats coneguin la data, hora, lloc i agenda de l’Assemblea General amb suficient antelació.
Utilitza diversos canals de comunicació, correus electrònics, xarxes socials i cartells físics, per a arribar a la major part del públic possible.
Documentació
Reuneix tota la documentació necessària, com a informes financers, informes de gestió, propostes de projectes i qualsevol altre material rellevant.
Assegura’t que hi hagi còpies disponibles per a tots els participants en la reunió i, si és possible, envia-la per mail amb anticipació.
Moderació y Rols
Designa un moderador que dirigeixi la reunió,.
Mantingues l’ordre i segueix l’agenda.
Assigna rols específics a altres persones, com un secretari per a prendre notes i un temps específic per a cada punt de l’agenda.
Participació Activa
Fomenta la participació activa dels assistents a través d’activitats dinàmiques.
Anima als membres a expressar les seves opinions, fer preguntes i participar en les discussions.
Utilitza enquestes i formularis en línia per a agilitzar la presa de dades i decisions.
Votacions clares
Si és necessari, assegura’t que les eleccions o votacions es realitzin de manera clara i justa.
Estableix procediments sòlids i brinda als membres l’oportunitat de postular-se i votar.
Existeixen diferents webs per a fer votacions en temps real, estigui mètode aporta dinamisme i transparència a la reunió.
Seguiment
Després de l’assemblea, redacta les minutes o actes de la reunió, que han d’incloure els temes tractats i les decisions preses.
Comparteix aquestes minutes amb els membres.
Assegura’t que les accions acordades se segueixin i s’implementin.
Evaluació
Demana retroalimentació als assistents per a saber si la informació va ser clara i si es van sentir inspirats per a unir-se com a voluntaris.
Sol·licita comentaris dels participants sobre l’Assemblea General. Va ser efectiva? Va haver-hi aspectes a millorar?
Utilitza aquesta retroalimentació per a ajustar i optimitzar futures reunions.
Continuitat
L’assemblea és un punt de partida per a una relació que ha de mantenir-se durant tot el curs.
Elabora un pla de comunicació amb els membres, ja sigui a través de mails informatius freqüents o pròximes reunions.
Per a això t’aconsellem realitzar un calendari i compartir-lo amb els membres.
Ara que tens les claus per a organitzar una assemblea només et falta que els membres no la hi vulguin perdre!
Consells per a assegurar l'assistència a l'Assemblea General
Tria bé la data: Assegura’t que les persones clau poden assistir a la reunió.
Tingues en compte esdeveniments que puguin obligar a triar com a partits de futbol, dies festius a prop, estrenes de cinema, etc.
Envia recordatoris a través dels diferents canals com a e-mail, missatges de text, xarxes socials.
Obre un canal perquè els assistents puguin enviar preguntes abans de la reunió.
Fes que la reunió sigui consistent i curta: Organitza l’agenda de tal manera que la reunió es percebi fluida, amena i senzilla.
Demana confirmació d’assistència: Això t’ajudarà a tenir una idea més precisa de l’assistència que hi haurà.
Ofereix incentius: Organitza activitats atractives dins de la reunió com per exemple:
un petit cofee break.
Participació en petita capsula formativa o informativa sobre un tema d’interès general.
Sortejos, premis o reconeixements.
Material exclusiu com a informes o documents de valor per als assistents.
Descomptes o ofertes especials.
Si estàs planificant activitats
Podem ajudar-teSi la teva institució està situada a Catalunya i necessites activitats lúdic pedagògiques per a la teva planificació estarem encantats d'acompanyar-te en la fantàstica experiència de dinamitzar, cohesionar i inspirar a la teva comunitat educativa.
Contacta amb nosaltres
