Un dels grans desafiaments de pertànyer a l’AMPA – AFA és que tots els integrants estiguin compromesos i que els objectius es duguin a terme amb la implicació de tots.
En l’organització de la festa de final de curs, la participació i el compromís dels organitzadors són fonamentals perquè l’esdeveniment sigui un èxit.
Més enllà de la participació en la festa de final de curs, el que es vol aconseguir és que tot l’equip estigui implicat perquè l’experiència de tirar endavant l’esdeveniment no es converteixi en un malson.
Des de Triajock compartim amb tu una sèrie de consells pràctics que ajudaran a fomentar la participació i el compromís entre els membres de l’organització de la festa de final de curs, encara que també ho pots aplicar a altres activitats.
Set formes efectives de fomentar la participació i el compromís en l'organització de la festa de final de curs.
Comunicació
Assegura’t que tots els integrants coneixen els objectius i entenen clarament quines són les expectatives sobre la seva col·laboració.
Comunica amb claredat la importància que té la seva col·laboració/treballo en el desenvolupament del projecte i en l’obtenció dels objectius.
Genera cultura d'equip:
Acorda filosofia de treball, normes, valors i procediments amb què s’identifiquen la majoria dels integrants o l’equip directiu.
Promou entre els membres accions com el respecte, l’escolta activa, el reconeixement pel treball d’uns altres, propostes constructives, resposta assertives i altres gestos que promoguin una actitud positiva.
Flexibilitat:
Fes que la participació en la preparació de la festa de final de curs s’adapti a les necessitats personals de cada membre de l’equip.
Fomenta el treball cooperatiu i autònom.
Recursos:
Genera el costum de compartir recursos útils perquè les comissions organitzatives desenvolupin les habilitats necessàries per a desenvolupar-se en la seva funció.
Facilita la formació i informació entre els membres de l’equip així com els materials que necessiten per a avançar en l’enllestiment del projecte.
Feedback:
Involucra als membres de l’equip en la presa de decisions o la resolució de conflictes. Demana la seva opinió sobre el treball i les decisions que s’estan duent a terme.
Aquesta pràctica fomenta la participació i el compromís perquè genera sentit de pertinença entre els membres de l’equip.
Reconeixement:
Feu que les persones de l’equip se sentin valorades assegurant-vos de reconèixer i recompensar-los la seva bona feina. Existeixen moltes maneres d’agrair i compensar, algunes són en públic i altres poden ser en privat, però totes elles fomenten la participació i el compromís amb l’equip i el projecte.
Recursos per a fomentar la participació i el compromís en la festa de final de curs
Llegint tot l’anterior podries estar aclaparat pensant en com es fa tot això i quan treball requereix.
A continuació et deixem alguns recursos efectius per a posar en pràctica tot l’anterior, veuràs que no és tan complicat de portar-lo a la pràctica i, en canvi, és molt beneficiós per a tots.
Com fomentar la comunicació
-
- Crea una comunitat de WhatsApp: Pots crear grups de comissions i agrupar-los tots en una comunitat, això ajudarà a tenir els temes organitzats i generar converses sobre temes concrets per a fer seguiment.
- Utilitza apps d’organització: Són ideals per a comunicar objectius, distribuir tasques i fer seguiment d’aquestes. Si vols més informació sobre aquest tema fes clic aquí.
- Fes un organigrama: Pots fer un petit esquema amb les comissions i les seves responsabilitats que deixaràs visible en l’assumpte d’un grup de WhatsApp o Tauler d’una aplicació com Trello, etc.
-
Com generar cultura
-
- Comparteix un decàleg: Pots compartir un petit decàleg o codi de funcionament de l’equip perquè cada integrant tingui clar el tipus de relació i actitud que s’espera d’ells. Pots trobar fantàstiques plantilles per a fer-los en Canva.
- Proposa incentius: Fes una llista d’incentius per als qui aconsegueixin un objectiu o per a l’equip després de la festa, per exemple un sopar junts.
-
Envia frases de motivació: al treball en equip, actitud positiva i assertivitat. Organitzar la festa de final de curs porta situacions que generen pressió, animar als altres fomenta el compromís perquè se senten recolzats.
Accions de flexibilitat:
-
- Reunions en línia: Aquest format de reunions estalvia temps en desplaçaments i facilita la comunicació sense alterar la vida de família.
- Recursos compartits: L’ús d’eines com a núvols o carpetes en línia on estan tots els recursos i informació facilita l’accés des de qualsevol lloc i a qualsevol hora.
- Usa aplicacions en línia: les de gestió de projectes faciliten la flexibilitat perquè cadascú pugui fer el seu treball quan li vagi millor.
- Coordina servei de canguraje en reunions presencials: Aquest servei facilita la participació dels membres de l’equip en les reunions presencials.
-
Gestionar els recursos
-
- Banc d’Informació: Pots crear una carpeta en un núvol, tipus Google Drive, en la qual cada membre de l’equip pugui deixar material informatiu o formatiu que pugui ser útil a altres membres, com a publicacions de pàgines, instructius, guies, plantilles, etc.
- Inventari de material: Si hi ha materials físics dels quals pugui disposar l’equip, va molt bé que tots tinguin accés a un llistat en el qual puguin estar informats de la disponibilitat d’aquest material.
- Organitza activitats de retroalimentació: Activitats en les quals es puguin intercanviar informació en impressions perquè cada comissió pugui desenvolupar millor la seva part.
Obtenir feedback:
-
- Comparteix formularis o enquestes: Per a recollir opinions, per a prendre decisions o per a acordar dates.
- Creeu un pla de contingència: Crea un document en el qual estiguin explicats els casos de problemàtiques que ja s’han viscut o la previsió d’alguna mena de dificultat i com s’hauria de reaccionar, a qui s’ha d’informar, etc.
Donar reconeixement:
- Agraeix en públic: Pots agrair la bona feina d’algun membre de l’equip en un grup de WhatsApp si el teniu o separar un espai de temps durant la festa de final de curs per a donar agraïments i/o reconeixements.
- Prepara un detall per a l’equip: Pot ser una petita nota, una bosseta amb llaminadures o un regal més elaborat per a donar-los en finalitzar la festa.
- Celebreu els objectius aconseguits: Això pot fer-se mitjançant incentius, com un bo per a obtenir algun producte o servei, o generant experiències fent activitats de grup (sortida, passeig, aventura) o anar a prendre un cafè junts.
El setè tip
A aquestes hores del post et preguntaràs: Quin és el setè consell?
Contracta a una empresa seriosa:
Si després de fer tant d’esforç durant el curs, viure tantes pressions i donar-lo tot, el dia de la festa l’empresa no compleix amb les expectatives de fiabilitat en els horaris, la seguretat i l’assertivitat per a sortejar el que sorgeixi, perdràs el compromís i la participació de moltes persones per al següent curs.
Si estàs a Cataluña
Contracta la festa de final de curs amb Triajock
Dorm amb tranquil·litat, nosaltres ens encarreguem del muntatge de totes les activitats de la festa.
Esperem que aquests consells puguin ajudar a fomentar el compromís i la participació de tot el teu equip en la preparació i el desenvolupament de la teva festa de final de curs perquè sigui tot un èxit!
