Cuenta Regresiva para la Fiesta de fin de curso: Guía Completa para los Últimos Preparativos

Junto a la cuenta regresiva hacia el final de curso entramos en la etapa decisiva de la organización de la fiesta de fin de curso.

Es una época de muchas actividades y tensiones que generan una cierta sensación de desgaste y estrés al mismo tiempo.

En el proceso de organización de la fiesta de final de curso se empiezan a agolpar todas las actividades, en este momento es clave tener una lista organizada de puntos imprescindibles a tener en cuenta.

Si el equipo ha ido trabajando sobre una planificación, es posible que muchos temas estén definidos y vayan quedando detalles por ajustar

Si te han pillado las dos semanas previas a la fiesta organizando sin planificación, aún estás a tiempo de reconducir.

A continuación te dejamos un checklist que puede ser útil durante la semana previa a la fiesta de fin de curso:

  • Confirmación de Proveedores

    Asegúrate de tener a mano los acuerdos que hayas hecho con proveedores, revisa contratos, verifica que no haya errores, confirma fechas y horarios de entrega de servicios y materiales.

  • Confirmación de Asistencia

    Confirma la probabilidad de asistencia de los invitados: Si has hecho listas de Invitados: Revisa y actualiza las listas de invitados para saber exactamente cuántas personas asistirán. Si no has hecho lista de invitados, haz un estimado, busca parámetros que te ayuden a hacer esta previsión como encuestas, envío de mails con recordatorio.

Organización del Staf

  • Reunión de Coordinación

    Realiza una reunión con todo el staff para repasar el plan del evento y resolver dudas.

  • Asignación de Tareas

    Reasigna responsabilidades si es necesario y asegúrate de que todos sepan sus roles.

Entrenamiento

  • Capacitación en Seguridad

    Proporciona un entrenamiento rápido en protocolos de seguridad y primeros auxilios.

  • Simulación de Actividades

    Realiza un ensayo general de las actividades principales para asegurarte de que todos saben qué hacer.

Comunicación con Padres y Maestros

  • Recordatorios

    Envía recordatorios por correo electrónico o circulares informativas con detalles del evento (horarios, direcciones, requisitos especiales).

  • Puntos de Contacto

    Proporciona información de contacto para que los padres puedan hacer preguntas o plantear preocupaciones.

Promoción del Evento

  • Redes Sociales

    Utiliza las redes sociales para generar expectativa y entusiasmo en la comunidad escolar.

  • Carteles y Anuncios

    Coloca carteles en la escuela y en áreas comunes para recordar a todos sobre la fiesta.

Revisión del programa

  • Revisión del Programa

    Revisa y ajusta el horario de las actividades para asegurarte de que haya un flujo continuo y entretenido.

  • Plan B

    Ten un plan alternativo en caso de que alguna actividad no pueda realizarse (por ejemplo, por mal tiempo).

Confirmación de Animadores / Ejecutores

  • Confirmar

    Reconfirma la asistencia de animadores, artistas o cualquier otro personal de entretenimiento.

  • Detalles logísticos

    Proporciona información detallada sobre dónde deben estar y cuándo, así como cualquier requerimiento especial.

  • Protocolos de seguridad

    Revisa, y si hace falta, actualiza los protocolos de seguridad y emergencia. Asegúrate de que todo el staff tenga una copia de los protocolos y sepa cómo actuar en caso de emergencia.

  • Preparación de Primeros Auxilios

    Designa personas específicas que se encarguen de los primeros auxilios.

  • Coordinación con Catering

    Si vas a ofrecer alimentos asegúrate de que todo esté a punto: – Horarios de Entrega: Asegúrate de que la comida y bebida lleguen a tiempo y en las cantidades correctas.

  • Preparación de Puntos de Hidratación

    Planifica dónde estarán ubicadas las estaciones de bebida y asegúrate de que haya suficiente agua para todos.

  • Identificación de Puntos Críticos

    Identifica posibles riesgos en el espacio donde se llevará a cabo la fiesta. Implementa medidas preventivas para mitigar cualquier riesgo identificado.

  • Plan de Contingencia

    Desarrolla un plan de contingencia para diferentes tipos de emergencias (climáticas, médicas, etc.).

  • Comunicación del plan de contingencia

    Asegúrate de que todos los miembros del staff conozcan el plan de contingencia.

  • Reuniones motivacionales

    Realiza reuniones breves y motivacionales con el staff para mantener la energía y el entusiasmo altos.

  • Recompensas y Reconocimientos

    Planifica recompensas o reconocimientos para el staff que se destaque.

  • Gestión del Estrés

    Ofrece técnicas o recursos para ayudar al equipo a manejar el estrés.

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