Junto a la cuenta regresiva hacia el final de curso entramos en la etapa decisiva de la organización de la fiesta de fin de curso.
Es una época de muchas actividades y tensiones que generan una cierta sensación de desgaste y estrés al mismo tiempo.
En el proceso de organización de la fiesta de final de curso se empiezan a agolpar todas las actividades, en este momento es clave tener una lista organizada de puntos imprescindibles a tener en cuenta.
Si el equipo ha ido trabajando sobre una planificación, es posible que muchos temas estén definidos y vayan quedando detalles por ajustar
Si te han pillado las dos semanas previas a la fiesta organizando sin planificación, aún estás a tiempo de reconducir.
A continuación te dejamos un checklist que puede ser útil durante la semana previa a la fiesta de fin de curso:
Confirmaciones
Confirmación de Proveedores
Asegúrate de tener a mano los acuerdos que hayas hecho con proveedores, revisa contratos, verifica que no haya errores, confirma fechas y horarios de entrega de servicios y materiales.
Confirmación de Asistencia
Confirma la probabilidad de asistencia de los invitados:
Si has hecho listas de Invitados: Revisa y actualiza las listas de invitados para saber exactamente cuántas personas asistirán.
Si no has hecho lista de invitados, haz un estimado, busca parámetros que te ayuden a hacer esta previsión como encuestas, envío de mails con recordatorio.
Preparación del Equipo
Organización del Staf
Reunión de Coordinación
Realiza una reunión con todo el staff para repasar el plan del evento y resolver dudas.
Asignación de Tareas
Reasigna responsabilidades si es necesario y asegúrate de que todos sepan sus roles.
Entrenamiento
Capacitación en Seguridad
Proporciona un entrenamiento rápido en protocolos de seguridad y primeros auxilios.
Simulación de Actividades
Realiza un ensayo general de las actividades principales para asegurarte de que todos saben qué hacer.
Logística y materiales
Inventario
Haz listas
- Haz un inventario de todos los materiales necesarios (decoraciones, premios, equipos, etc.)
- Compra cualquier material adicional que falte o que necesite ser repuesto.
Preparación de Espacios
Identifica a una persona responsable
- Revisa el lugar donde se realizará la fiesta para asegurarte de que esté en condiciones adecuadas.
- Revisa las tomas de agua y electricidad que serán necesarias, si son suficientes y que todas estén en condiciones óptimas.
- Cuatro pases de un solo uso para invitados por año
Planificación de Decoración
Adelanta trabajos manuales
- Empieza a preparar la decoración del espacio para ahorrar tiempo el día del evento.
- Elabora festones, recuerdos, envuelve detalles.
Comunicación y Promoción
Comunicación con Padres y Maestros
Recordatorios
Envía recordatorios por correo electrónico o circulares informativas con detalles del evento (horarios, direcciones, requisitos especiales).
Puntos de Contacto
Proporciona información de contacto para que los padres puedan hacer preguntas o plantear preocupaciones.
Promoción del Evento
Redes Sociales
Utiliza las redes sociales para generar expectativa y entusiasmo en la comunidad escolar.
Carteles y Anuncios
Coloca carteles en la escuela y en áreas comunes para recordar a todos sobre la fiesta.
Actividades y Entretenimiento
Revisión del programa
Revisión del Programa
Revisa y ajusta el horario de las actividades para asegurarte de que haya un flujo continuo y entretenido.
Plan B
Ten un plan alternativo en caso de que alguna actividad no pueda realizarse (por ejemplo, por mal tiempo).
Confirmación de Animadores / Ejecutores
Confirmar
Reconfirma la asistencia de animadores, artistas o cualquier otro personal de entretenimiento.
Detalles logísticos
Proporciona información detallada sobre dónde deben estar y cuándo, así como cualquier requerimiento especial.
Seguridad
Protocolos de seguridad
Revisa, y si hace falta, actualiza los protocolos de seguridad y emergencia.
Asegúrate de que todo el staff tenga una copia de los protocolos y sepa cómo actuar en caso de emergencia.
Preparación de Primeros Auxilios
Designa personas específicas que se encarguen de los primeros auxilios.
Logística de Comida y Bebida
Coordinación con Catering
Si vas a ofrecer alimentos asegúrate de que todo esté a punto:
– Horarios de Entrega: Asegúrate de que la comida y bebida lleguen a tiempo y en las cantidades correctas.
Preparación de Puntos de Hidratación
Planifica dónde estarán ubicadas las estaciones de bebida y asegúrate de que haya suficiente agua para todos.
Evaluación de Riesgos
Identificación de Puntos Críticos
Identifica posibles riesgos en el espacio donde se llevará a cabo la fiesta.
Implementa medidas preventivas para mitigar cualquier riesgo identificado.
Plan de Contingencia
Desarrolla un plan de contingencia para diferentes tipos de emergencias (climáticas, médicas, etc.).
Comunicación del plan de contingencia
Asegúrate de que todos los miembros del staff conozcan el plan de contingencia.
Motivación del Equipo
Reuniones motivacionales
Realiza reuniones breves y motivacionales con el staff para mantener la energía y el entusiasmo altos.
Recompensas y Reconocimientos
Planifica recompensas o reconocimientos para el staff que se destaque.
Gestión del Estrés
Ofrece técnicas o recursos para ayudar al equipo a manejar el estrés.
Esperamos que con este listado de puntos clave te sea útil en tu proceso de organización de la fiesta de fin de curso.
Si necesitas ayuda, recuerda que tenemos recursos a tu disposición en este blog y también que si nos contactas con tiempo podemos trabajar juntos en que tu fiesta sea un éxito.
